A-lex

Strengere controle telewerk: nieuwe registratieplicht (uiterlijk 6 april 2021!)

Gepost op 01/04/2021

Het Overlegcomité van 24 maart 2021 heeft beslist om de controle op telewerk op te voeren en eist daarom van iedere werkgever dat hij bij aanvang van iedere maand een aantal gegevens elektronisch doorgeeft aan de RSZ.

 

De regeling start vanaf de maand april 2021.

 

Over welke gegevens gaat het?

 

U dient twee soorten gegevens registreren en dat apart per officiële vestigingseenheid.(*)

 

  1. Allereerst vermeldt u het aantal personen werkzaam bij de onderneming op de eerste werkdag van de kalendermaand. Het gaat om een foto van uw onderneming op die eerste werkdag van de maand.

De te vermelden personen betreffen de volgende:

 

  • Totale aantal werknemers die met de onderneming verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst etc.
  • Voor flexi-werknemers tellen de lopende raamovereenkomsten
  • Langdurig zieken en personen in tijdskrediet
  • Ambulante functies zoals bv. koerier
  • Uitzendkrachten
  • Personeel van een andere werkgever die op structurele basis werkt in uw onderneming, denk maar aan personeel van een onderaannemer, gedetacheerden, bewakingspersoneel, etc.
  • Personen die op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn (bv. consultants, vennoten,etc.)

 

  1. Ten tweede registreert u het aantal personen werkzaam in uw onderneming op de eerste werkdag van de maand die een functie uitoefenen die niet telewerkbaar is, dus mensen die niet van thuis uit kunnen werken. Denk maar aan productie-arbeiders, schoonmaakpersoneel, verkopers in winkels, keukenpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, etc.

Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld kopies moeten komen nemen, een vergadering moeten bijwonen, etc. kunnen hun aanwezigheid verantwoorden en dienen niet opgenomen te worden in de niet telewerkbare functies. Ook personen die behoren tot de directieleden of de hiërarchische lijn/management (bv. ploegbaas) kunnen hun aanwezigheid verantwoorden en moeten niet in de lijst worden opgenomen.

 

Ook hier dienen opnieuw de uitzendkrachten, structureel personeel van een andere werkgever en structureel aanwezige zelfstandigen eveneens geregistreerd te worden voorzover hun functie niet telewerkbaar is.

 

Wanneer moet de registratie gebeuren?

 

De registratie dient maandelijks te gebeuren, telkens uiterlijk op de zesde kalenderdag van de maand.

 

De eerste registratie dient aldus te gebeuren uiterlijk 6 april 2021. De tweede registratie dient uiterlijk 6 mei 2021 te gebeuren, daarna op 6 juni 2021 etc.

 

Hoe dien ik de registratie uit te voeren?

 

De registratie kan gebeuren op de portaalsite van socialsecurity.be. Om het in te vullen, kunt u gebruik maken van eID, de itsme-app of andere technische mogelijkheden geboden die door het toegangssysteem CSAM worden aangeboden.

 

Sancties?

 

Werkgevers die de verplichting niet (tijdig) vervullen, kunnen worden bestraft met een sanctie ‘niveau twee’ van het sociaal strafwetboek, zijnde:

 

  • Ofwel een strafrechtelijke geldboete tussen 400 en 4.000 EUR;
  • Ofwel een administratieve geldboete tussen 200 en 2.000 EUR;

Doelstelling van de registratieplicht?

 

Door de elektronische registratie van de voormelde gegevens wil de overheid beter in staat zijn om een controle op het telewerk door te voeren.

 

De inspectiediensten zullen bij een controle de geregistreerde gegevens aftoetsen aan wie daadwerkelijk aanwezig is op de werkvloer en (grote) verschillen gaan sanctioneren. Met andere woorden, wie een telewerkbare functie vervult, maar toch in het bedrijf aanwezig is, zal zijn of haar aanwezigheid moeten kunnen verantwoorden.

 

De RSZ zal ook gerichtere controles gaan uitoefenen als zij via de registraties vaststelt dat bepaalde bedrijven in vergelijking met andere bedrijven uit de dezelfde sector significant meer werknemers op de werkvloer aanwezig laten zijn.

 

***

(*) Met een vestigingseenheid wordt bedoeld: een plaats (gekend met een adres) waarop of van waaruit een hoofd- of nevenactiviteit van de onderneming wordt uitgeoefend (bv. exploitatiezetel, afdeling, atelier, fabriek, magazijn, bureau, winkel,…) de vestigingseenheden van uw onderneming zijn te raadplegen in de Public Search van de Kruispuntbank van Ondernemingen, alwaar elke vestigingseenheid een eigen vestigingseenheidsnummer werd toegekend.